Til kommunale frivilligkoordinatorer

Din opgave er at være tovholder for de frivillige indsatser og de enkelte frivillige på din arbejdsplads. Der er mange måder at samarbejde med frivillige på. Det kan være alt fra direkte kontakt med enkeltpersoner til samarbejder med foreninger.

Forskellige typer frivilligsamarbejder
Samarbejdet med frivillige kan variere i omfang og kræver forskellig grad af indsats. I den ene ende er der ad hoc-frivillige, som hjælper ved arrangementer som fx en sommerfest. I den anden ende er der større samarbejder med foreninger, hvor I sammen løfter større opgaver.

Når du samarbejder med en forening, vil de typisk rekruttere og organisere de frivillige samt stå for praktik som børneattester og forsikringer. Hvis de frivillige er enkeltpersoner eller i små grupper, er det dit ansvar som frivilligkoordinator at håndtere dette. Til gengæld får du mere indflydelse på indsatsen og processen.

Borgerens behov i fokus
Det er vigtigt at huske, at ingen måde at samarbejde på er bedre end en anden. Det afhænger af sammenhængen. Samarbejdet med frivillige og foreninger skal altid tage udgangspunkt i borgerens behov og ønsker, ikke i samarbejdsformen. Samarbejdet skal desuden bygge på gensidig respekt og et fælles ønske om at skabe noget godt for alle parter.

Meningsfulde opgaver
De opgaver, som de frivillige løser, skal give mening for både arbejdspladsen, de frivillige og borgerne. Det er vigtigt, at medarbejderne støtter op om frivilligindsatsen, så det bliver en god oplevelse for alle. En del af dit arbejde som frivilligkoordinator er derfor at informere og involvere dine kolleger samt dele de gode erfaringer og historier.

I Fredensborg Kommune arbejder vi ud fra disse rammer for samarbejdet med frivillige:

Pejlemærker
Samarbejdet med frivillige bygger på følgende grundprincipper:

• De frivilliges indsats fastlægges med afsæt i de frivilliges ønsker og de lokale arbejdspladsers forhold og behov.

• Det skal være attraktivt at være frivillig og nemt at få overblik over mulighederne for at melde sig som frivillig.

• Vi understøtter netværksdannelse, erfaringsudveksling og spredning af gode løsninger på tværs af arbejdspladser, der samarbejder med frivillige

Det aftales på hver institution, hvordan de frivillige indsatser skal udformes.
Vi skal sikre, at det frivillige arbejde går hånd i hånd med den faglige professionalisme. Frivillige og faglige medarbejdere bidrager med forskellige ting til borgerne. Det ideelle samarbejde mellem frivillige og institutioner bygger på, at begge parter har noget at tilbyde, og at deres roller supplerer hinanden.

Klare retningslinjer
Hver institution laver retningslinjer for frivillige, der passer til deres behov. Klare aftaler og jobbeskrivelser er vigtige for at sikre, at de frivillige indsatser lykkes.
Det er også vigtigt, at alle medarbejdere er informeret om de frivilliges arbejde.
Institutionerne beslutter, hvilke frivillige aktiviteter de ønsker. Både borgere og frivillige kan takke nej til bestemte aktiviteter eller opgaver.

Gensidig respekt
Et godt samarbejde mellem frivillige og ansatte bygger på gensidig respekt. De frivillige skal forstå forskellen på deres rolle og de ansattes faglige ansvar. Omvendt skal de ansatte respektere de frivilliges bidrag, især deres evne til at skabe relationer og styrke fællesskabet.

Anerkendelse
Selvom frivilligt arbejde er ulønnet, styrkes indsatsen gennem anerkendelse i dagligdagen og ved særlige lejligheder. Det kan være en sammenkomst, et julekort eller mulighed for kurser. De frivillige inviteres også til kommunens frivilligdag.

Den mere usynlige frivilligpleje kan være sværere at huske end den årlige julefrokost, men et klap på skulderen, ros og værdsættelse i dagligdagen er den vigtigste form for anerkendelse. Det er vigtigt, at både frivillige og ansatte husker at rose hinanden, når en opgave er løst godt.

Når I som institution skal i gang med at arbejde med frivillige, er det vigtigt først at tage en intern snak. Her skal I i fællesskab definere mulighederne i at samarbejde med frivillige, så det opleves som en styrke i opgaveløsningen.

Vi anbefaler, at I først definerer, hvorfor I ønsker at samarbejde med frivillige, og derefter, hvordan I vil gøre det. Når alle medarbejdere har en fælles forståelse, kan I begynde at planlægge de konkrete indsatser.
Det er vigtigt, at både ledelsen og du som frivilligkoordinator er tydelige omkring de frivilliges rolle, og hvordan deres arbejde vil påvirke hverdagen for både ansatte og borgere.
Klare og afstemte forventninger er en forudsætning for et godt samarbejde.

Frivillighed kræver ledelsesmæssige ressourcer og vil ofte kræve ekstra indsats fra alle ansatte. Typisk er opgaven størst i starten, mens frivillige med tiden bliver mere selvkørende.

I opstartsfasen er det en god idé at hente inspiration fra andre i netværket, der allerede arbejder med frivillige. Her kan I få gode idéer til indsatser og på forhånd få indsigt i, hvad I skal være opmærksomme på undervejs.

Personer, der udfører frivilligt arbejde for Fredensborg Kommune, er dækket af forsikring både i forhold til arbejdsskader og ansvarsforsikring.

Forsikring af frivillige på arbejdsskadeområdet
Personer, der kommer til skade i forbindelse med udførelse af frivilligt arbejde eller frivillig indsats efter aftale med Fredensborg Kommune, har ret til erstatning i henhold til lov om arbejdsskadesikring. Skader anmeldes af arbejdspladsen, ligesom medarbejderes skader anmeldes.

Forsikring af frivillige på ansvarsområdet
Ansvarsforsikring dækker tingskade eller personskade på tredje person forvoldt af den frivillige. Også her er frivillige dækket tilsvarende kommunale medarbejdere, uanset om de udfører frivilligt arbejde eller gør en frivillig indsats i tilknytning til en kommunal arbejdsplads.

Bemærk, at de frivilliges personlige ejendele, som for eksempel taske eller jakke, ikke er dækket af kommunens forsikring, hvis de bliver stjålet under deres frivillige arbejde. Her skal deres egen forsikring dække. Vi anbefaler, at du laver en aftale om at de frivillige kan opbevare sine ejendele et sikkert sted, mens de er frivillige hos jer.

Er de frivillige organiseret i en frivillig organisation, har disse som regel deres egen forsikring.

De frivillige, der er fast tilknyttet en institution, er dækket af arbejdspladsens almindelige arbejdspladsvurdering (APV) og arbejdsmiljøorganisation (AMO), ligesom arbejdsmiljø-repræsentanterne også repræsenterer de frivillige.
I hverdagen vil det være dig som frivilligkoordinator, der har ansvaret for de frivilliges trivsel. Du kan evt. vende sager med din tillidsrepræsentant.

I har pligt til at indhente børneattester på alle frivillige, der er i regelmæssig kontakt med børn og unge under 15 år. Det er ledelsen af institutionen, som vurderer, hvornår det er relevant at indhente børneattest.

Når I skal indhente børneattester, skal den frivillige give sit samtykke, og I skal bruge deres navn og personnummer. Attesten kan bestilles digitalt hos Politiet med MitID Erhverv og adgang til den digitale postkasse.
Hvis den frivillige er tilknyttet en frivillig forening, er det foreningens ansvar at indhente børneattesten.
Læs mere om børneattester her: Guide om børneattester

Frivillige er underlagt straffelovens regler om tavshedspligt om både brugeres, andre frivilliges og ansattes private forhold. Det betyder, at de ikke må videregive oplysninger om andres private forhold uden samtykke.
Det er vigtigt, at I orienterer nye frivillige om tavshedspligten, så der ikke opstår misforståelser.
De frivillige skriver under på, at de har tavshedspligt i frivilligaftalen, men vi anbefaler, at I også informerer mundtligt, gerne med konkrete eksempler fra de frivilliges hverdag, så det er nemt for de frivillige at forstå reglerne. Det er også vigtigt at gøre opmærksom på, at tavshedspligten ikke ophører, når den frivillige stopper.
Frivillige er ikke omfattet af referatpligten, hvorfor frivillige ikke er forpligtet til at give viden videre til kommunens personale.

I må ikke dele alle oplysninger med de frivillige

Reglerne om tavshedspligt for offentligt ansatte betyder, at kommunale medarbejdere ikke frit kan dele alle oplysninger med de frivillige. Dette kan være en udfordring, hvis I fx samarbejder om udsatte borgere. Der er to måder at imødekomme behovet for at dele oplysninger med frivillige:

• Frivillige og ansatte må gerne dele generelle og anonymiserede oplysninger, som ikke handler om bestemte personer.
• Frivillige og ansatte må gerne dele oplysninger, hvis personen giver sit mundtlige eller skriftlige samtykke.
  

Frivillige har underretningspligt – ligesom alle andre borgere. Det vil sige, at alle borgere har pligt til at underrette kommunen, hvis der er mistanke om misrøgt af et barn eller ung under 18 år.

Når frivillige arbejder med fødevarer i køkken eller cafe, er det vigtigt, at I sikrer jer, at de kender til fødevarelovgivningen. Alt efter typen af madlavning må I vurdere, om jeres frivillige skal uddannes i regler og krav til fødevaresikkerhed og hygiejne.
Læs mere: Guide om hygiejneregler

For at beskytte både borgere og frivillige er der følgende retningslinjer:

• Frivillige må ikke modtage arv, gaver eller lignende økonomiske fordele fra borgere.

• Frivillige må ikke håndtere brugernes penge, netbank, MitID eller medicin.

• Frivillige må ikke være alene i borgernes bolig (fx som besøgsven på et plejecenter)

Hvordan opbevarer I frivilligaftaler i overensstemmelse med GDPR?

• I skal sikre og beskytte de følsomme personoplysninger, I har. Sørg derfor for, at I opbevarer de fysiske frivilligaftaler et sted, der kræver adgangskode eller er aflåst
  I kan også vælge at tage et billede af den underskrevne frivilligaftale og opbevare billedet i en lukket sag i Acadre. Derefter kan den fysiske aftale makuleres.
• Frivillige har selvfølgelig lov til selv at få en kopi af aftalen.
• I skal slette eller anonymisere personoplysninger og billeder, når det ikke længere er nødvendigt for jer at have dem.
  Frivilliges oplysninger skal derfor slettes og frivilligaftalen destrueres, når den frivillige stopper.

 Dokumentation og kommunikation

• I må behandle oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt og den frivillige har givet sit samtykke.
  Børneattesten er et eksempel på, at I behandler oplysninger om en persons strafbare forhold.

Mailkommunikation

• Hvis I sender mails til flere frivillige, er det god skik at tilføje modtagerne som Bcc.
  Husk at almindelig mail-kommunikation ikke må indeholde følsomme personoplysninger og cpr.nr.
  
• Hvis der er ikke er personfølsomme oplysninger i et dokument, må det gerne ligge tilgængeligt for personalet, fx i en skuffe på kontoret.
  Det gælder fx en oversigt over en frivilliggruppe med navn og telefonnummer.
  

Læs Fredensborg Kommunes vejledning om GDPR her:  https://hosfrede.dk/naar-du-er-paa-arbejde/gdpr-og-informationssikkerhed

Når du tager, bruger eller offentliggør billeder eller videoer, hvor der optræder genkendelige personer, skal du gøre det i overensstemmelse med kommunens retningslinjer: hosfrede.dk/naar-du-er-paa-arbejde/gdpr-og-informationssikkerhed/billeder

Hvis det er en offentlig begivenhed, skal du oplyse om, at der bliver taget billeder, så folk kan sige fra, hvis de ikke vil fotograferes.
Hvis det er et nærbillede af en person, skal du sørge for, at personen på billedet har samtykket til, at du må tage og bruge billedet til de kanaler, du oplyser (medlemsblad, hjemmeside, sociale medier etc.). Et samtykke kan altid trækkes tilbage.

Husk altid på, at personen på billedet ikke må føle sig krænket, udstillet eller udnyttet, hvis billedet bliver offentliggjort. Sørg for kun at offentliggøre billeder, hvor folk ser pæne ud og fx ikke er midt i et gab eller en mundfuld mad.

Du kan finde en skriftlig samtykkeerklæring her: Skabelon-samtykkeerklæring.docx

Børn på billeder

Vær opmærksom på at børn og unge skal gives en særlig beskyttelse, så offentliggør aldrig billeder af børn uden deres forældres samtykke!

Når frivillige modtager offentlige ydelser, er der regler for, hvilket frivilligt arbejde de må udføre og i hvor mange timer for ikke at risikere en reduktion i de offentlige ydelser.
Det kan være godt at kende de overordnede regler:

• Frivillige på pension må arbejde frivilligt i det omfang de har lyst.

• Frivillige på kontanthjælp, integrationsydelsen eller sygedagpenge må gerne arbejde frivilligt, så længe den frivillige indsats ikke påvirker deres rådighedspligt eller forsinker deres helbredelse.
• Frivillige, der modtager dagpenge eller efterløn, er underlagt lovgivning om, hvor og hvilke former for frivilligt arbejde, de må udføre. Som udgangspunkt bliver de trukket i deres dagpenge eller efterløn time for time, hvis de laver frivilligt arbejde i en kommunal institution.
  Sørg altid for at informere mulige frivillige på dagpenge eller efterløn om, at der gælder særlige regler for dem. De skal spørge deres A-kasse og have et skriftligt svar, inden de begynder på frivilligt arbejde

Læs mere: frivillighed.dk/guides/love-og-regler-for-frivillige-i-kommuner-og-regioner

Her kan du hente standard frivilligaftaler:

Til ældreområdet uden børneattest: Frivilligaftale-uden-børneattest.pdf

Til børnehaver og skoler inklusiv børneattest: Frivilligaftale-med-børneattest.pdf

Her kan du læse mere om spillereglerne for frivillige på skoler i Fredensborg Kommune.
Spilleregler-for-frivillige-i-folkeskolen.pdf