Til dig, der arbejder med frivillige

Hvis I gerne vil have flere frivillige, er disse trin en god fremgangsmåde:

1. Klarlæg indsatsen

Beskriv opgaven så præcist som muligt:

• Hvad er målet?
• Hvad kræver opgaverne?
• Hvor lang tid tager de?
• Hvem arbejder man sammen med?
• Hvor meget indflydelse har man?
• Hvordan gør arbejdet en forskel for andre?
  
  

2. Find det rette match

Tænk over, hvilke grupper I vil henvende jer til:

• Er det unge eller ældre?
• Er det personer med særlige evner eller netværk?

Når I kender målgruppen, kan I bedre finde det rigtige budskab og vælge de kanaler, der passer bedst.

3. Vælg den rigtige rekrutteringsmetode
Grundlæggende er der to typer af rekrutteringsmetoder:

• Netværksmetoden, hvor de frivillige rekrutteres gennem opfordring.
  Frivillige kommer oftest gennem personlige kontakter og netværk. Start med dem, der allerede er omkring jer. Måske kan I opfordre en interesseret pårørende eller en tidligere pensioneret kollega, der ønsker at holde kontakten til arbejdsmarkedet?
  Husk også at opfordre jeres kolleger og eksisterende frivillige til at sprede opfordringer og opslag i deres netværk.
  
• Kampagnemetoden, der er bred og udadrettet.
  Det kan fx være via en annonce i den lokale avis eller på Facebook. I kan også holde et åbent hus eller et informationsmøde, hvor interesserede kan høre mere.

4. Grib interessen
Potentielle frivillige forventer et hurtigt svar, når de tilbyder deres hjælp!
Sørg for at svare dem hurtigt og invitér dem til en samtale kort efter.

Giv nye frivillige en god start

Førstehåndsindtrykket er vigtigt for, om frivillige får lyst til at blive hos jer. Det er derfor en god idé at forberede en plan for, hvordan I byder nye frivillige velkommen.

Samtale og frivilligkontrakt
Som ved ansættelse af personale holder man også en samtale med en frivillig. Her kan I lære mere om den frivilliges evner og afstemme forventninger.
I beskriver også rammer og regler for arbejdet og udfylder en frivilligkontrakt. Det er ikke lovpligtigt med en kontrakt, men det anbefales som dokumentation for forsikring og for at sikre, at den frivillige kender til tavshedspligt og regler.

Find frivilligaftalen her.

Hvad motiverer frivillige?

Spørger man frivillige, hvorfor de vælger at engagere sig, er de hyppigste svar:

• De vil gerne hjælpe andre.
• De blev personligt opfordret.
• De vil gerne være en del af et fællesskab.
• De har en personlig interesse i ”sagen”.

De fleste frivillige er motiveret af en blanding af egne grunde (fx at hjælpe andre) og ydre grunde (fx at blive opfordret).
Motiverne kan ændre sig over tid, så der kan være én grund til at melde sig som frivillig og en anden til at blive og påtage sig nye opgaver. Typisk er det aktiviteten, der tiltrækker, og fællesskabet, der fastholder.

Det rigtige match

Under samtalen er det vigtigt at sikre, at den frivillige får den rigtige opgave. Lav en klar forventningsafstemning, så den frivillige føler sig god til opgaven, men også møder udfordringer. Præcise beskrivelser af opgavens ansvar og rammer kan hjælpe jer med at blive enige.

At styrke engagementet

For at fastholde frivillige er det godt at sikre:

• At de føler sig godt forberedt til jobbet.
• At de kan se, at deres indsats gør en forskel.
• At de føler sig som en del af fællesskabet.
• At de føler sig værdsat og får anerkendelse.
• At de bliver hørt og har indflydelse på beslutninger.

Det er vigtigt, at I gennem samtaler og udviklingstilbud tager udgangspunkt i de frivilliges motivation. Især i det første halve år bør I tale om opgaverne og spørge, om de har ønsker til ændringer i opgaver, ansvar eller samarbejde.

Vis, hvordan de gør en forskel

Undersøgelser viser, at det at gøre en forskel og hjælpe andre er den vigtigste grund til at være frivillig. En af jeres vigtigste opgaver er derfor at gøre det tydeligt, at den frivillige gør en forskel. Det er også vigtigt, at der altid er noget at lave, når den frivillige kommer, så de kan mærke, at deres indsats er vigtig.

Støtte og vejledning

Uanset opgaverne har frivillige brug for vejledning og sparring i dagligdagen. Det er også vigtigt, at de har nogen at tale med, hvis noget har været svært, så det kan blive en læring, de kan bruge i fremtiden.

Opgaver med udviklingsmuligheder

Det er godt, hvis den frivillige kan udvikle sig gennem opgaverne, prøve nye opgaver eller få mere ansvar. En årlig samtale kan hjælpe jer med at finde ud af, om der er behov for nye opgaver, mere ansvar eller uddannelse.

Skab relationer

Relationer og fællesskab er ofte det, der fastholder frivillige. Som frivilligkoordinator er din opgave at skabe de bedste rammer for dette. Sørg for, at frivillige kan få gode relationer til borgerne, til dig og til hinanden. Tilbyd kompetenceudvikling, fælles sparring, mentorordninger og sociale arrangementer.

Som frivilligkoordinator skal man nogle gange tage en svær samtale med en frivillig. Hvis en opgave og en frivillig ikke passer sammen, bør I hurtigt tale med den frivillige om det. Vær ærlig, klar og præcis i din beskrivelse af problemet. Prøv at adskille problemet fra personen, selvom det kan være svært.

Ofte har den frivillige selv mærket problemet og kan have brug for en fortrolig snak. Sæt tid af til mødet, så I kan løse konflikten eller rette op på problemet.

Det er godt at forberede sig på samtalen. Vær sikker på, hvad dit mål er, og hvad du vil sige. Det hjælper både dig og den frivillige, hvis du er konkret om årsagen til samtalen. Hvis der findes tydelige regler eller værdier, som I har gennemgået ved opstart, kan de være en støtte undervejs. Du kan også spørge, hvordan den frivillige tænker, at værdierne kan omsættes til handling.

Giv den frivillige en chance for at tænke over tingene og finde ud af, hvad vedkommende har brug for. I kan undersøge, om der findes andre opgaver, der passer bedre. Husk, at samtalen ikke kun handler om problemer, men også om, hvordan I kan komme videre.

Hvis der ikke sker ændringer, og samarbejdet stadig ikke fungerer, kan både den frivillige og institutionen afslutte samarbejdet.

Afsked med frivillige
Det sker heldigvis sjældent, men nogle gange er det nødvendigt at afskedige en frivillig. Det kan skyldes samarbejdsproblemer eller gentagne brud på retningslinjer og værdier. En opsigelse kan ske uden varsel, men det er bedst at give et varsel.

Det er en svær opgave, men hensynet til aktiviteten, borgerne eller andre frivillige kommer før hensynet til den enkelte. Når du tager samtalen, er det en god idé at holde mødet kort, højst 20 minutter. Det vigtigste er, at du har en klar begrundelse for afskedigelsen. Du kan fx pege på stedets værdier og forklare, hvordan den frivillige ikke har fulgt dem. Hav konkrete eksempler klar, hvis vedkommende beder om det. Hold dig til fakta.

Efter du har fremlagt beslutningen klart og præcist, bør du give plads til, at den frivillige kan stille spørgsmål eller reagere.

Efter samtalen bør du hurtigt informere resten af gruppen, så der ikke opstår rygter og misforståelser.

Hos Center for frivilligt socialt arbejde finder du en god introduktion til hvad, din forening skal tænke på i forhold til forsikring af frivillige: Forsikring af frivillige